HÄUFIGE FRAGEN
Was kostet der Einstieg, wie läuft die Einführung ab, und was passiert mit Ihren bestehenden Systemen? Hier finden Sie die Antworten. Ihre Frage ist nicht dabei? Buchen Sie die kostenfreie Machbarkeitsprüfung.
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Der Einstieg hat drei feste Punkte: Die Machbarkeitsprüfung ist kostenlos. Der Aktivierungs-Check kostet 990 € Festpreis für ein Bestandssystem und wird bei Auftrag voll auf die Einrichtung angerechnet. Der Betrieb startet ab 179 € pro Monat. Die einmalige Einrichtung hängt von Ihren Systemen und Modulen ab; einen Richtpreis erhalten Sie in wenigen Minuten über den Solution Navigator, ohne Kontaktdaten.
Die Monatsgebühr deckt Betrieb und Support ab: Die Suite läuft als Managed Service in deutschen Rechenzentren, inklusive Wartung, Updates und Monitoring. Im ersten Jahr sind zusätzlich Konfigurationsanpassungen kostenlos, insbesondere Qualitätsregeln, Template-Anpassungen und Optimierungen. So passen Sie die Suite nach dem Go-Live an Ihre Praxis an, ohne für jede Änderung ein eigenes Angebot einholen zu müssen.
Der Aktivierungs-Check ist ein lesender Blick in die Daten eines Bestandssystems – nichts wird verändert. Sie erhalten einen Report mit Dubletten, stillen Kunden und der Stelle, wo Ihnen Umsatz verloren geht – in Euro, dazu den passenden Modul-Zuschnitt. Daraus entsteht innerhalb von 5 Tagen ein Festpreis-Angebot. Kommt der Auftrag zustande, werden die 990 € voll auf die Einrichtung angerechnet. Weitere Systeme bieten wir auf Anfrage an.
Über den Solution Navigator. Sie geben an, welche Systeme Sie nutzen und vor welchen Herausforderungen Sie stehen. Der Navigator empfiehlt passende Module und nennt einen Richtpreis für Einrichtung und Betrieb. Das dauert wenige Minuten und funktioniert ohne Kontaktdaten. Verbindlich wird der Preis mit dem Festpreis-Angebot nach dem Aktivierungs-Check.
Richtpreis in wenigen Minuten, ohne Kontaktdaten.
In vier Schritten: Die kostenfreie Machbarkeitsprüfung klärt in 45 Minuten online, ob Ihre Systeme angebunden werden können. Der Aktivierungs-Check sieht sich die Daten eines Bestandssystems an – nur lesend, nichts wird verändert. Danach erhalten Sie in 5 Tagen ein Festpreis-Angebot. Anbindung, Test und Aktivierung bis zum Go-Live dauern typischerweise unter 4 Wochen. Die Phasen im Detail stehen auf Über uns.
Die Machbarkeitsprüfung ist ein 45-minütiges Online-Gespräch. Wir prüfen, ob Ihre Systeme technisch angebunden werden können, und sagen Ihnen am Ende klar: Go oder No-Go. Fehlt eine Information, etwa vom Hersteller Ihrer Software, klären wir sie gemeinsam nach. Bei einem No-Go nennen wir den Grund offen. Die Prüfung ist kostenlos und unverbindlich.
Ja. Die Suite setzt als Schicht auf Ihr bestehendes CRM auf, etwa HubSpot, Salesforce oder Pipedrive, statt es zu ersetzen. Sie ergänzt, was dort fehlt oder viel Handarbeit kostet: Datenpflege, Nachfassen offener Angebote oder automatische Kundenbenachrichtigungen. Ihr Team arbeitet weiter im gewohnten System. Einen sachlichen Vergleich finden Sie unter CRM & Bytefyord im Vergleich.
Angebunden werden die Systeme, in denen Ihre Kundendaten heute liegen: ERP, Branchensoftware, CRM, Buchhaltung oder Projektmanagement. Voraussetzung ist eine Schnittstelle oder ein anderer verlässlicher Datenzugang; das klären wir in der Machbarkeitsprüfung. Excel oder Outlook als führendes System für Kundenstammdaten reichen nicht aus. Technisch ginge das, für einen verlässlichen Betrieb ist es zu fehleranfällig.
Nein. Die Suite arbeitet mit den Live-Daten Ihrer Bestandssysteme, ein Umzug in ein neues System ist nicht nötig. Ihre Systeme bleiben die Datenbasis; die Suite bereitet die Daten auf, prüft sie und stößt daraus Aktionen an. Für den Aktivierungs-Check genügt ein lesender Zugriff auf ein Bestandssystem. Das senkt Aufwand und Risiko der Einführung deutlich.
An der Oberfläche wenig: Ihr Team arbeitet in den gewohnten Systemen weiter und muss keine neue Software lernen. Die Suite arbeitet im Hintergrund, deshalb sprechen wir vom „unsichtbaren CRM“. Neu sind die Ergebnisse, etwa bereinigte Daten, Hinweise auf Kunden mit Kontaktbedarf oder vorformulierte Nachfass-Nachrichten. Fragen stellen Sie über Cleo in natürlicher Sprache, beispielsweise in Teams oder Slack.
Die Suite läuft als Managed Service in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform. Auf Wunsch betreiben wir sie auf Ihrer eigenen Infrastruktur. KI-Funktionen nutzen Modelle aus Azure-Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU; in sensiblen Umgebungen sind alternativ lokal betriebene Modelle möglich. Für den Aktivierungs-Check greifen wir nur lesend auf die Daten eines Bestandssystems zu.
Der Betrieb hat eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten ab Go-Live. Danach verlängert er sich jeweils um 12 Monate, sofern Sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende kündigen. Machbarkeitsprüfung und Aktivierungs-Check verpflichten Sie zu keinem Folgeauftrag: Ob Sie die Suite beauftragen, entscheiden Sie mit dem Festpreis-Angebot in der Hand.
Nein, Sie wählen nur, was ein konkretes Problem löst. Die Suite besteht aus 13 Modulen in fünf Bereichen: Sync, Analytics, Sales Assist, Offer Assist und Chat. Typische Einstiege sind DataClean gegen Dubletten oder der FollowupAssistant für offene Angebote. Weitere Module lassen sich später ergänzen. Alle Module im Überblick finden Sie auf der Seite CRM Suite.
Cleo ist das Chat-Modul der Suite und verbindet alle anderen Module. Sie stellen Fragen in natürlicher Sprache, beispielsweise in Teams oder Slack, etwa „Ist der Kunde im System?“, und erhalten Antworten und Zusammenfassungen aus Ihren eigenen Daten. So nutzen Sie die Funktionen der Suite, ohne eine weitere Oberfläche öffnen zu müssen.
Der ContactNotifier verschickt automatisch Nachrichten an Ihre Kunden, sobald sich in Ihrem Bestandssystem etwas ändert, per WhatsApp, SMS oder E-Mail. Typische Anlässe sind Willkommensnachrichten, Bestellbestätigungen oder eine zeitgesteuerte Reaktivierung. Auslöser ist die Datenänderung in ERP, CRM oder Branchensoftware; niemand muss den Versand von Hand anstoßen.
Ein CRM-System bündelt alle Informationen zu Kunden und Interessenten, damit Vertrieb, Marketing und Service mit denselben Daten arbeiten. Klassisch ist das eine eigene Software mit eigener Oberfläche, in die alle Daten umziehen. Die Bytefyord CRM Suite liefert CRM-Funktionen als Schicht auf Ihren bestehenden Systemen. Warum sich ein CRM lohnt, lesen Sie unter Warum ein CRM?.
Nicht zwingend ein neues System, aber die Funktionen. Ein ERP führt Aufträge, Lager und Rechnungen; was dort fehlt, sind Wiedervorlagen, das Nachfassen offener Angebote und systematische Kundenkommunikation. Diese Funktionen lassen sich als Schicht auf das ERP setzen, ohne Datenumzug. Wann ein eigenes CRM sinnvoll ist, zeigt der Vergleich; die Einstiegssituationen beschreibt Warum ein CRM?.
Ein ERP steuert Prozesse und Ressourcen: Aufträge, Lager, Einkauf, Rechnungen. Ein CRM organisiert die Kundenbeziehung: Kontakte, Verkaufschancen, Kommunikation. Beide führen Kundenstammdaten, deshalb entsteht bei zwei getrennten Systemen schnell doppelte Pflege. Üblich ist ein führendes System für die Stammdaten und ein Abgleich dazwischen, wie ihn SystemSync übernimmt.
Die Kosten bestehen aus Lizenzen je Nutzer und Monat sowie der Einführung, also Datenmigration, Anpassung und Schulung. Die Einführung ist bei klassischen Systemen oft der größere Posten und wird selten vorab beziffert. Bei Bytefyord sind die Einstiegspunkte fest: Machbarkeitsprüfung kostenlos, Aktivierungs-Check 990 €, Betrieb ab 179 € pro Monat. Warum es trotzdem keine Preisliste gibt, erklärt der Artikel Keine Preisliste, aber Festpreis.
Bei einem neuen System typischerweise mehrere Monate: Daten migrieren, Prozesse anpassen, Mitarbeiter schulen, Altsysteme ablösen. Werden die CRM Funktionen dagegen als Schicht auf die bestehenden Systeme gesetzt, entfallen Migration und Schulung; Anbindung, Test und Aktivierung dauern dann typischerweise unter 4 Wochen. Woraus sich die Zeit zusammensetzt, steht im Artikel Vier Wochen bis zur Wirkung.
Weniger an der Software als an der Nutzung: Mitarbeiter pflegen das neue System nicht, Daten werden doppelt erfasst, die Datenqualität sinkt, und das Projekt bindet Aufmerksamkeit, die im Vertrieb fehlt. Häufig liegt der Fehler schon am Anfang, wenn ein neues Programm das Vertriebsproblem lösen soll statt die konkrete Lücke. Welche Lücken das sind, zeigt Warum ein CRM?.
Datenqualität heißt: keine Dubletten, aktuelle Adressen und Ansprechpartner, einheitliche Schreibweisen, keine Lücken in Pflichtfeldern. Schlechte Daten kosten Umsatz, weil Angebote an falsche Adressen gehen, Kunden doppelt angesprochen werden oder stille Kunden unbemerkt bleiben. Datenqualität ist keine einmalige Aufräumaktion, sondern laufende Prüfung, wie im Artikel Datenqualität ist keine Aufräumaktion beschrieben.
Für den Anfang oft ja, für den Betrieb mit mehreren Mitarbeitern selten: Es fehlen Historie, Wiedervorlagen, gemeinsamer Zugriff und Dublettenschutz. Als führendes System für Kundenstammdaten ist Excel zudem zu fehleranfällig für Automatisierungen. Die Suite braucht ein System, das die Stammdaten führt – ERP, Branchensoftware oder CRM. Welches das ist, entscheiden Sie; wir prüfen in der Machbarkeitsprüfung, ob es angebunden werden kann.
In der kostenfreien Machbarkeitsprüfung klären wir in 45 Minuten, ob Ihre Systeme angebunden werden können, mit klarem Go oder No-Go.
Oder vorab: Richtpreis über den Solution Navigator