SO FUNKTIONIERT ES
Bytefyord setzt als Schicht auf die Systeme auf, die Sie heute schon nutzen. Diese Seite erklärt, wie die Verbindung entsteht, welche Daten fließen, was gespeichert wird und was passiert, wenn ein System ausfällt oder sich ändert. Sie richtet sich an alle, die es genau wissen wollen, auch an Ihre IT.
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Kurz gesagt: Ein Connector verbindet Ihre Systeme über deren Schnittstellen mit der Bytefyord CRM Suite, je System nur lesend oder lesend und schreibend, abgestimmt mit Ihrer IT. Ihre Daten bleiben im führenden System. Die Suite verarbeitet sie im Zwischenspeicher und stößt daraus Aktionen an; dauerhaft gespeichert wird nur, wenn Sie Auswertungen über eine eigene Reporting-Datenbank wünschen.
Über einen Connector, der die Schnittstellen Ihrer vorhandenen Systeme nutzt. Bytefyord ist kein weiteres System neben Ihrem ERP oder CRM, sondern eine Schicht darüber. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen und bekommt Hinweise und Antworten dort, wo es ohnehin kommuniziert, etwa in Microsoft Teams, Slack oder per Mail.
Der Aufbau hat drei Ebenen:
Ein Umzug in ein neues System, eine Datenmigration oder eine neue Oberfläche sind dafür nicht nötig. Warum das der Unterschied ist, beschreibt der Artikel Schicht statt Umzug.
Es fließen nur die Daten, die für die gewählten Module nötig sind, und Sie legen je System fest, ob Bytefyord nur lesen oder auch schreiben darf. Die Daten gliedern sich in drei Bereiche: Geschäftspartner (Firmen und Kontakte), Vorgänge (Aufträge, Angebote, Projekte) und Aktivitäten (Notizen, Mails, Aufgaben).
Welche Felder genau, legen wir bei der Anbindung fest und dokumentieren sie. Darüber hinaus greift die Suite auf nichts zu. Der Aktivierungs-Check, der erste bezahlte Schritt, arbeitet immer nur lesend: Nichts in Ihren Systemen wird verändert.
Schreibzugriff braucht es nur dort, wo die Suite etwas zurückgeben soll, zum Beispiel wenn zwei Systeme abgeglichen werden oder ein erledigter Vorgang im Chat den Status im führenden System ändern soll. Ein System kann dabei lesend und schreibend angebunden sein, ein anderes nur lesend.
So, wie Ihr System es vorsieht, und immer in Abstimmung mit Ihrer IT. Typische Wege sind ein API-Schlüssel, eine Freigabe per OAuth oder ein eigenes Dienstkonto. Welcher Weg es wird, hängt von Ihrem System und Ihren Vorgaben ab.
Voraussetzung ist ein automatisierter Zugriffsweg, also eine Schnittstelle oder ein anderer verlässlicher Datenzugang. Ein regelmäßiger Dateiimport ist nur in Ausnahmefällen eine Lösung, weil er fehleranfällig ist. Den Zugang und die technische Stabilität Ihres Systems verantworten Sie; die Anbindung daran verantworten wir.
So aktuell, wie Sie es vereinbaren: häufig alle 15 Minuten, manchmal täglich und, wenn Ihr System es unterstützt, sofort per Webhook. Ein Webhook ist eine Benachrichtigung, die Ihr System selbst verschickt, sobald sich etwas ändert.
Werden zwei Systeme miteinander abgeglichen, etwa ein ERP und ein CRM, entscheidet der Zeitstempel: Die jüngere Änderung gewinnt. Liegen zwei Änderungen sehr nah beieinander, gilt ebenfalls der Zeitstempel; zusätzlich geht eine Info per Mail an eine zentrale Stelle bei Ihnen, damit jemand prüfen kann. Wie der Abgleich im Alltag aussieht, steht im Artikel ERP und CRM synchronisieren.
Grundsätzlich nichts dauerhaft: Ihre Daten bleiben im führenden System und liegen bei Bytefyord nur während der Verarbeitung im Zwischenspeicher. Für den Betrieb gibt es Protokolle, die bis zu 90 Tage aufbewahrt werden; sie enthalten nur technische IDs, keine personenbezogenen Daten.
Die einzige Ausnahme ist das Modul BusinessIntelligence Ready. Es stellt eine eigene Reporting-Datenbank neben Ihr System, weil viele ältere ERP-Systeme schnelle Auswertungen nicht leisten. Diese Datenbank läuft nach Möglichkeit in Ihrer IT und enthält ausschließlich Daten für Auswertungen.
Die Suite läuft als Managed Service in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform; auf Wunsch betreiben wir sie auf Ihrer eigenen Infrastruktur. KI-Funktionen nutzen Modelle aus Azure-Rechenzentren in Deutschland bzw. der EU, in sensiblen Umgebungen alternativ lokal betriebene Modelle.
Dann passiert vorerst nichts, und es geht nichts verloren. Solange Ihr System oder die Schicht nicht erreichbar ist, finden keine Aktivitäten statt. Weil alle Aktivitäten auf Änderungen und deren Verarbeitungsstand beruhen, holt die Suite Versäumtes nach, sobald die Verbindung wieder steht.
Ob eine zeitgebundene Nachricht nach einer längeren Unterbrechung trotzdem noch verschickt wird, etwa eine Lieferankündigung, legen Sie in der Konfiguration fest.
Wir bemerken es und melden uns. Ein internes Monitoring prüft laufend, ob alle Voraussetzungen auf Ihrer Seite noch gegeben sind, und wir handeln, sobald sich etwas ändert.
Typische Anlässe sind ein Versionswechsel, eine geänderte oder abgekündigte Schnittstelle, neue Zugangsdaten oder ein Wechsel des Systems. Die nötigen Anpassungen an der Anbindung stimmen wir mit Ihnen und Ihrer IT ab und bieten sie gesondert an.
Eine Schnittstelle oder einen anderen verlässlichen, automatisierten Datenzugang. Ob das gegeben ist, klären wir in der kostenlosen Machbarkeitsprüfung: Wir sehen uns an, ob Ihr System in der Cloud oder auf eigenen Servern läuft, welche Daten es führt, welcher Zugriffsweg möglich ist, ob Schreibzugriff geht und ob der Hersteller zustimmen muss.
Angebunden haben wir unter anderem Microsoft Dynamics, Microsoft Dynamics 365 Business Central, HubSpot und Salesforce. In über 30 Anbindungsprojekten ließen sich rund 9 von 10 Systemen anbinden. Excel oder Outlook reichen als führendes System für Kundenstammdaten nicht aus.
Eine Schnittstelle (API) erlaubt einem anderen Programm, Daten direkt und automatisch abzufragen oder zu ändern, jederzeit und nur in den freigegebenen Bereichen. Ein Datenimport überträgt dagegen eine exportierte Datei, meist zeitversetzt und von Hand angestoßen. Für laufende Automatisierungen ist die Schnittstelle der verlässlichere Weg, weil keine veralteten Dateien entstehen und nichts manuell vergessen werden kann.
Das hängt vom System ab. Manche Hersteller geben ihre Schnittstelle frei zugänglich, andere verlangen eine Freigabe, eine Lizenz oder einen Partnerzugang. Ob das bei Ihnen nötig ist, klären wir in der Machbarkeitsprüfung. Fehlt eine Information, stellen Sie den Kontakt zum Hersteller her, und wir übernehmen die technische Klärung.
Ein Webhook ist eine Nachricht, die ein System automatisch an eine vereinbarte Adresse schickt, sobald sich dort etwas ändert, etwa ein neuer Auftrag angelegt wird. So muss niemand regelmäßig nachfragen, ob es Neues gibt: Die Änderung kommt in Sekunden an. Nicht jedes System bietet Webhooks; dann wird in einem festen Takt abgefragt, zum Beispiel alle 15 Minuten.
In der Regel einen Zugang zum System mit den vereinbarten Rechten, etwa einen API-Schlüssel oder ein Dienstkonto, und eine Ansprechperson für Rückfragen. Läuft das System auf eigenen Servern, stimmen wir zusätzlich ab, wie die Verbindung technisch erreicht wird. Den Umfang klären wir vorab in der Machbarkeitsprüfung, damit Ihre IT weiß, was auf sie zukommt.
In der kostenfreien Machbarkeitsprüfung klären wir in 45 Minuten, ob Ihre Systeme angebunden werden können, mit klarem Go oder No-Go.
Oder vorab: Richtpreis über den Solution Navigator