Montagmorgen. Die Buchhaltung hat am Freitag die neue Rechnungsadresse der Firma Hansen im ERP eingetragen. Der Vertrieb schickt heute das Angebot aus dem CRM, an die alte Adresse. Am Mittwoch kommt die Rückfrage, warum die Unterlagen beim falschen Standort gelandet sind. Am Donnerstag fragt jemand in der Teamrunde, welches System eigentlich stimmt.
Die ehrliche Antwort lautet in vielen Unternehmen: beide ein bisschen. Das ERP kennt die Rechnungsadresse, das CRM den neuen Ansprechpartner, und die Telefonnummer ist in beiden veraltet, nur unterschiedlich.
Warum zwei gute Systeme ein schlechtes Gesamtbild ergeben
Jedes der beiden Systeme ist für seine Aufgabe gut gewählt. Im ERP laufen Aufträge, Rechnungen und Lager. Im CRM arbeitet der Vertrieb mit Kontakten, Angeboten und Terminen. Das Problem liegt in der Schnittmenge: Kunden und Ansprechpartner gibt es in beiden, und sie ändern sich ständig.
Solange Menschen den Abgleich übernehmen, läuft er so, wie Abgleiche eben laufen. Mal per Export und Import am Monatsende, mal durch Abtippen, mal über die Regel „Adressen pflegt nur die Buchhaltung“, die nach dem dritten eiligen Neukunden niemand mehr einhält. Jede Abweichung ist für sich klein. In der Summe entsteht ein Datenbestand, dem niemand ganz traut.
Naheliegend wäre, eines der Systeme abzuschaffen. Das scheitert meist an guten Gründen: Der Vertrieb möchte sein CRM behalten, die Buchhaltung kann auf das ERP nicht verzichten. Wer beides in ein System zwingt, tauscht Doppelpflege gegen ein Migrationsprojekt (Schicht statt Umzug).
Für verbreitete Kombinationen gibt es fertige Konnektoren. Wenn einer Ihre Felder und Abläufe abdeckt, ist er ein guter Weg. Bei Branchensoftware und Eigenentwicklungen gibt es sie selten, und auch bei Standardsoftware endet der Konnektor oft dort, wo Ihre eigenen Felder anfangen.
Die Schicht mit klaren Regeln
SystemSync aus der Bytefyord CRM Suite verbindet Ihre vorhandenen Systeme, ohne dass eines davon ersetzt wird. Bevor ein einziger Datensatz fließt, werden vier Fragen beantwortet.
Welches System führt? Für die Stammdaten gibt es genau ein führendes System, alle anderen hängen daran. Das klingt nach Formalie, ist aber die wichtigste Entscheidung: Sie legt fest, wo im Zweifel die Wahrheit steht.
Was fließt in welche Richtung? Manche Daten brauchen nur einen Weg, zum Beispiel Umsätze aus dem ERP, die der Vertrieb sehen, aber nicht ändern soll. Andere werden in beiden Systemen gepflegt, etwa Ansprechpartner und Telefonnummern. Dann gleicht SystemSync in beide Richtungen ab.
Welche Felder gehören dazu? Abgeglichen wird, was bei der Einrichtung festgelegt und dokumentiert wurde, nicht der ganze Datenbestand (so läuft die Einrichtung ab).
Wie oft wird abgeglichen? Das legen Sie fest. Oft sind es 15 Minuten, für manche Daten reicht einmal am Tag. Bietet ein System Webhooks, meldet es also jede Änderung sofort, läuft der Abgleich live.
Danach läuft der Abgleich ohne Zutun. Ihr Team arbeitet weiter in seinen gewohnten Programmen, es gibt keine neue Oberfläche und keine Migration (Übersicht der Suite).
Was passiert, wenn beide Seiten gleichzeitig ändern
Das ist die Frage, die in jedem Gespräch über Synchronisation kommt, und sie verdient eine genaue Antwort.
Grundsätzlich entscheidet der Zeitstempel: Die jüngere Änderung gewinnt. Ändert die Buchhaltung am Dienstag die Adresse und der Vertrieb am Mittwoch die Telefonnummer, ist das kein Konflikt. Beide Änderungen kommen in beiden Systemen an.
Schwierig wird es, wenn derselbe Wert fast gleichzeitig in beiden Systemen geändert wird. Dann ist der Zeitstempel kein verlässlicher Schiedsrichter mehr, denn vielleicht hatten beide recht, nur mit unterschiedlichem Wissen. Auch dann gilt zunächst die jüngere Änderung, aber SystemSync informiert zusätzlich eine zentrale Stelle per Mail, die Sie vorher festlegen, zum Beispiel den Vertriebsinnendienst. Dort schaut ein Mensch in zwei Minuten nach, was stimmt.
Der Grund für diese Regel ist einfach: Der teuerste Konflikt ist der, den niemand bemerkt. Ein still überschriebener Wert fällt erst auf, wenn die Rechnung zurückkommt.
Ein Szenario: Business Central und HubSpot
Diese Kombination haben wir in einem Kundenprojekt bereits verbunden. Das Szenario ist bewusst allgemein gehalten und beschreibt kein bestimmtes Unternehmen.
Szenario, kein Kundenfall: Ein technischer Großhändler arbeitet mit Microsoft Dynamics 365 Business Central für Aufträge, Rechnungen und Lager. Der Vertrieb nutzt HubSpot. Bisher gleicht der Innendienst einmal im Monat per Export ab, dazwischen werden Änderungen in beiden Systemen von Hand nachgetragen, oder auch nicht.
Mit SystemSync ist Business Central das führende System für die Firmenstammdaten. Firmen und Ansprechpartner werden in beide Richtungen abgeglichen: Die neue Rechnungsadresse aus der Buchhaltung steht eine Viertelstunde später in HubSpot, die neue Einkaufsleiterin, die der Vertrieb in HubSpot anlegt, auch in Business Central. Umsätze und offene Rechnungen fließen nur in eine Richtung, aus dem ERP in HubSpot, damit der Vertrieb vor dem Anruf sieht, ob noch etwas offen ist.
Als dieselbe Telefonnummer einmal innerhalb weniger Minuten in beiden Systemen geändert wird, gilt die jüngere Eingabe, und die Leitung des Innendienstes bekommt eine Mail. Sie ruft kurz durch, und die Sache ist erledigt.
Was SystemSync nicht löst
Drei Grenzen gehören dazu.
Erstens braucht es ein führendes System, das diesen Namen verdient. Eine Excel-Liste oder ein Outlook-Adressbuch als führendes System für Kundenstammdaten schließen wir aus. Technisch ginge es, aber es ist zu fehleranfällig, um darauf einen Abgleich zu bauen.
Zweitens synchronisiert SystemSync, was da ist, auch Dubletten und veraltete Einträge. Wer zwei Systeme verbindet, verbindet auch ihre Altlasten. Deshalb lohnt sich der Blick auf die Datenqualität vor dem Start, nicht danach.
Drittens ersetzt SystemSync keine Absprache darüber, wer was pflegt. Es sorgt dafür, dass eine Änderung überall ankommt. Welche Änderung richtig ist, wissen weiterhin die Menschen, die mit dem Kunden sprechen.
Der einfachste erste Schritt
Ob sich Ihre Systeme anbinden lassen und welches davon führen sollte, ist die Frage vor allen anderen. Sie wird in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung beantwortet: 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go, bevor irgendetwas beauftragt ist. Den ganzen Ablauf finden Sie unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn derselbe Datensatz in ERP und CRM gleichzeitig geändert wird?
Grundsätzlich gilt die jüngere Änderung nach Zeitstempel. Liegen zwei Änderungen am selben Wert so nah beieinander, dass der Zeitstempel nicht mehr verlässlich entscheidet, informiert SystemSync zusätzlich eine vorher festgelegte zentrale Stelle per Mail. Dort prüft ein Mensch, welcher Wert stimmt. So wird kein Konflikt still überschrieben, ohne dass es jemand bemerkt.
Was ist der Unterschied zwischen einseitiger und beidseitiger Synchronisation?
Bei einseitiger Synchronisation fließen Daten nur von einem System ins andere, etwa Umsätze aus dem ERP ins CRM, die der Vertrieb sehen, aber nicht ändern soll. Bei beidseitiger Synchronisation werden Änderungen in beiden Systemen übernommen, etwa bei Ansprechpartnern. Das ist bequemer, braucht aber eine Konfliktregel. Die Richtung wird je Verbindung bei der Einrichtung festgelegt.
Welches System sollte bei der Synchronisation führen?
Das System, in dem die Kundenstammdaten am verlässlichsten gepflegt werden, häufig das ERP, weil dort Rechnungen und Lieferungen hängen. Alle anderen Systeme werden daran angebunden. Eine Excel-Liste oder ein Outlook-Adressbuch kommt als führendes System nicht in Frage, weil darauf kein verlässlicher Abgleich aufbauen kann. Die Entscheidung gehört in die kostenfreie Machbarkeitsprüfung.
Wann reicht ein fertiger Konnektor zwischen zwei Systemen?
Wenn er die Felder und Abläufe abdeckt, die Sie tatsächlich nutzen. Für verbreitete Kombinationen gibt es solche Konnektoren, und dann sind sie ein guter Weg. Schwierig wird es bei eigenen Feldern, bei Branchensoftware und bei Eigenentwicklungen, für die es selten fertige Lösungen gibt. Prüfen Sie vorher, welche Felder der Konnektor abgleicht und wie er mit Konflikten umgeht.
Muss für die Synchronisation eines der Systeme ersetzt werden?
Nein. SystemSync verbindet die Systeme, die Sie bereits nutzen, und Ihr Team arbeitet in beiden weiter wie gewohnt. Es gibt keine Migration und keine neue Oberfläche. Festgelegt werden nur das führende System, die Richtung je Verbindung und die Felder, die abgeglichen werden. Das wird bei der Einrichtung dokumentiert.
Wie oft werden die Daten zwischen den Systemen abgeglichen?
So oft, wie Sie es festlegen. Häufig sind es 15 Minuten, für weniger zeitkritische Daten reicht einmal am Tag. Bietet ein System Webhooks, meldet es also jede Änderung sofort, gleicht SystemSync live ab. Der Takt kann je Verbindung unterschiedlich sein und lässt sich nach dem Start anpassen.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen. Alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick → · Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
