„Go-Live in unter vier Wochen“ steht auf unserer Website. Wer schon einmal eine CRM-Einführung erlebt hat, glaubt das vermutlich nicht. Die Erfahrung sagt etwas anderes: Auswahlprozess, Datenmigration, Anpassungen, Schulungen, eine zweite Runde Schulungen. Einführungen dieser Art dauern Monate, und das liegt selten an schlechter Planung. Es liegt an dem, was eingeführt wird.
Deshalb wiederholt dieser Artikel das Versprechen nicht, sondern zeigt den Ablauf: was in welcher Reihenfolge passiert, was wir dafür von Ihnen brauchen und wovon es abhängt, ob es bei vier Wochen bleibt.
Warum eine Einführung normalerweise Monate dauert
Eine klassische Einführung baut zwei Dinge neu: eine zweite Datenhaltung, in die die Daten erst umziehen müssen, und eine neue Oberfläche, an die sich ein Team erst gewöhnen muss. Beides kostet Zeit, die sich kaum abkürzen lässt. Migrierte Daten müssen geprüft, bereinigt und abgeglichen werden. Ein Team, das täglich im ERP arbeitet, lernt ein zweites System nicht nebenbei.
Eine Schicht baut beides nicht. Sie bindet sich per Schnittstelle an die Systeme an, die bereits laufen, liest die Daten dort, wo sie liegen, und bringt keine neue Oberfläche mit. Was in einer klassischen Einführung die meiste Zeit kostet, wird damit nicht schneller erledigt, es fällt weg. Die vier Wochen sind deshalb keine sportliche Projektplanung, sondern die Folge dessen, was nicht gemacht werden muss. Den Unterschied haben wir in „Schicht statt Umzug“ ausführlich beschrieben.
Was vor den vier Wochen passiert
Die vier Wochen beginnen nicht mit dem ersten Gespräch, sondern mit dem Auftrag. Davor stehen zwei Schritte, die wir bewusst vor jede Einrichtung setzen:
- Die kostenfreie Machbarkeitsprüfung. 45 Minuten online. Wir prüfen, ob Ihre Systeme automatisiert angebunden werden können, und Sie bekommen ein klares Go oder No-Go. Ein No-Go ist ein Ergebnis, kein Verkaufsgespräch, das sich in die Länge zieht.
- Der Aktivierungs-Check. Ein lesender Blick in die Daten eines Bestandssystems, ohne Eingriff. Ergebnis ist ein Report mit Dubletten, stillen Kunden und der Stelle, wo Ihnen Umsatz verloren geht (in Euro), dazu der Modul-Zuschnitt, der sich für Sie rechnet. Daraus entsteht innerhalb von fünf Tagen ein Festpreis-Angebot.
Wer die gesamte Strecke vom ersten Termin bis zum Go-Live rechnet, muss diese Schritte dazuzählen. Wir sagen das so deutlich, weil „vier Wochen“ sonst an der falschen Stelle beginnt.
Der Sinn dieser Reihenfolge: Unsicherheit wird geklärt, bevor sie Geld kostet. Lässt sich ein System nicht anbinden, erfahren Sie das in der ersten Stunde und nicht in der dritten Projektwoche. Dahinter steht eine Erfahrung aus über 60 Integrations- und Entwicklungsprojekten: Teuer sind vor allem die Überraschungen, die erst nach dem Auftrag auftauchen.
Die vier Wochen: Anbindung, Test, Aktivierung
Anbindung. Am Anfang steht der Zugang zu Ihren Systemen, über eine dokumentierte Schnittstelle oder einen definierten Datenbankzugriff. Wir verbinden die Systeme und legen fest, welche Felder gelesen werden. Das wird dokumentiert, und was die Module nicht brauchen, wird nicht gelesen.
Test. Die Module laufen gegen Ihre echten Daten, aber noch ohne Wirkung nach außen. Hier zeigt sich, ob die Auslöser richtig greifen: Würde der ContactNotifier bei dieser Statusänderung die richtige Nachricht verschicken? Meldet SleepAlarm die Kunden, bei denen Ihr Vertrieb es auch erwarten würde? Nachrichtenvorlagen, Zeitpunkte und Empfänger stimmen wir in dieser Phase gemeinsam mit Ihnen ab.
Aktivierung. Nach der gemeinsamen Abnahme werden die Module scharfgeschaltet. Ab diesem Tag arbeitet die Schicht im Hintergrund, und Ihr Team arbeitet weiter in den Systemen, die es kennt.
Was wir in dieser Zeit von Ihnen brauchen
Vier Wochen sind nur realistisch, wenn auf keiner Seite etwas liegen bleibt. Von Ihnen brauchen wir drei Dinge:
- Zugang zu den Systemen, die angebunden werden, und eine Person in Ihrer IT oder bei Ihrem Systemdienstleister, die ihn einrichten kann.
- Eine Ansprechperson aus dem Fachbereich, die im Test beurteilt, ob ein Auslöser sinnvoll ist. Sie kennt Ihre Kunden, wir kennen die Module.
- Einige Stunden dieser beiden Personen, verteilt über die vier Wochen, für Abstimmung und Abnahme. Nicht für Schulungen.
Was Sie nicht brauchen: einen Migrationsplan, eine Schulungswoche, ein Projektteam, das für Monate aus dem Tagesgeschäft gezogen wird.
Wovon es abhängt, ob es bei vier Wochen bleibt
Drei Dinge verlängern den Zeitplan. Wir nennen sie vorher, nicht hinterher:
- Der Hersteller muss den Zugriff erst freigeben. Manche Anbieter von Branchensoftware gewähren Fremdzugriff nur auf Anfrage. Das klären wir so weit wie möglich schon in der Machbarkeitsprüfung. Dauert die Freigabe, verschiebt sich der Start, nicht der Aufwand.
- Der Zugang kommt später als geplant. Die vier Wochen laufen ab dem Moment, in dem wir an Ihre Systeme kommen. Liegt die Einrichtung des Zugangs bei einem externen Dienstleister, lohnt es sich, ihn früh einzubinden.
- Im Projekt taucht ein weiteres System auf. Das Festpreis-Angebot gilt für den Umfang aus dem Aktivierungs-Check. Kommt ein System hinzu, bekommen Sie dafür ein eigenes Angebot, und der Zeitplan wird neu abgestimmt.
Was „erste Wirkung“ konkret heißt
„Erste sichtbare Wirkung im ersten Monat“ ist kein Bauchgefühl, sondern lässt sich je Modul benennen:
- Der ContactNotifier verschickt die erste automatische Nachricht bei der ersten Statusänderung nach der Aktivierung.
- Das Modul Dashboard stellt den ersten Standardbericht im vereinbarten Rhythmus zu, per Mail oder beispielsweise in Teams.
- SleepAlarm braucht keine lange Anlaufzeit, weil es den Bestellrhythmus jedes Kunden aus der Historie liest, die in Ihrem System bereits vorliegt.
Was in vier Wochen nicht passiert: dass sich Ihr Vertrieb grundlegend verändert. Die Module laufen, aber wie gut eine Nachrichtenvorlage oder ein Meldezeitpunkt zu Ihrem Alltag passt, zeigt sich erst im Betrieb. Dafür ist das erste Jahr nach dem Start da.
Der einfachste erste Schritt
Ob sich Ihre Systeme anbinden lassen, ist die Frage vor allen anderen. Sie wird in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung beantwortet: 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go, bevor irgendetwas beauftragt ist. Den ganzen Ablauf finden Sie unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Häufige Fragen
Ab wann zählen die vier Wochen bis zum Go-Live?
Ab dem Auftrag, also nach dem Festpreis-Angebot. Die kostenfreie Machbarkeitsprüfung und der Aktivierungs-Check liegen davor und sind bewusst vorgeschaltet: Sie klären, ob und mit welchem Aufwand Ihre Systeme angebunden werden können, bevor die Einrichtung beginnt. Wer vom ersten Gespräch an rechnet, sollte diese beiden Schritte einplanen.
Läuft unser Tagesgeschäft während der Einführung normal weiter?
Ja. Der Aktivierungs-Check liest Ihre Daten nur, ohne etwas zu verändern, und die Anbindung läuft neben dem Betrieb. Ihr Team arbeitet die ganze Zeit in den gewohnten Systemen. Nach außen wirken die Module erst nach der gemeinsamen Abnahme; vorher laufen sie im Test gegen Ihre echten Daten, ohne Nachrichten zu verschicken.
Was passiert, wenn sich unser System nicht anbinden lässt?
Dann erfahren Sie es in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung, mit einem klaren No-Go und einer Begründung, bevor Kosten entstehen. Fehlt noch eine Information, etwa die Freigabe des Herstellers, wird sie geklärt, bevor es ein Go gibt. Ein Go gibt es nur nach geprüfter Anbindbarkeit, nicht auf Verdacht.
Müssen unsere Mitarbeitenden geschult werden?
Nicht im Sinne einer Systemschulung. Die Module bringen keine neue Oberfläche mit, Ihr Team arbeitet weiter in den Systemen, die es kennt. Abgestimmt werden Inhalte: welche Nachricht wann verschickt wird, wer welchen Bericht bekommt. Das betrifft die Fachverantwortlichen, die beim Test mitwirken, nicht das gesamte Team.
Wie geht es nach dem Go-Live weiter?
Die Module laufen als Managed Service in deutschen Rechenzentren, DSGVO-konform; Wartung, Updates und Überwachung liegen bei uns. Im ersten Jahr nach dem Start ist der Support kostenfrei, etwa wenn Vorlagen, Auslöser oder Zeitpunkte nach den ersten Wochen im Alltag nachjustiert werden sollen.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen. Alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick → · Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
