Freitag, kurz nach vier. Der Export aus der Warenwirtschaft läuft, dann kommt die Pivot-Tabelle, dann das Diagramm
für die Montagsrunde. Es ist das dritte Mal in diesem Monat. Die Frage ist jedes Mal dieselbe: Wo steht der Umsatz
nach Bereich, und welche Angebote sind älter als vier Wochen und noch offen?
Irgendwann sagt jemand: „Wir bräuchten mal ein richtiges Dashboard.“ Und damit beginnt, was in vielen Unternehmen
eine bemerkenswert lange Geschichte wird.
Denn aus dem Satz wird ein Projekt. Es braucht ein Data Warehouse, weil die Daten „erst konsolidiert“ werden müssen,
ein Datenmodell, das jemand entwirft, ein BI-Tool, das jemand einführt, und einen Workshop, in dem alle sagen, welche
Kennzahlen sie brauchen — woraufhin die Liste vierzig Einträge lang ist. Sechs Monate später gibt es ein Dashboard mit
vierzig Kennzahlen. Und am Freitag um vier läuft trotzdem der Export, weil die eine Zahl, die die Montagsrunde
braucht, dort etwas anders definiert ist.
Das ist keine Karikatur. Das ist der übliche Verlauf, wenn Auswertung als Bauvorhaben behandelt wird.
Zwei Optionen, die beide falsch sind
Beim Thema Reporting sehen die meisten Unternehmen zwei Wege. Der eine ist der Export — Stillstand mit Pivot-Tabelle:
kostet jede Woche Stunden, hängt an einer Person, ist veraltet, sobald er fertig ist. Der andere ist das BI-Projekt —
der radikale Umbau: gründlich, teuer, und am Ende beantwortet es oft Fragen, die niemand gestellt hat, während die
einfachen offen bleiben.
Beide Wege haben denselben Denkfehler: Sie behandeln die Auswertung als etwas, das gebaut werden
muss. Dabei lauten die Fragen, die in einem Vertrieb wirklich täglich anfallen, fast überall gleich. Wie entwickelt
sich der Umsatz, nach Kunde, nach Bereich, gegen den Vorjahresmonat? Welche Angebote sind offen, wie alt sind sie, wie
viel Volumen hängt daran? Welche Kunden bestellen weniger als früher?
Das sind keine individuellen Fragen. Das sind Standardfragen. Und für Standardfragen ein Data Warehouse zu errichten,
ist, als würde man für den Weg zum Bäcker eine Straße bauen.
Warum das Bestandssystem das nicht von allein kann
Der Einwand liegt nahe: Das ERP hat doch Berichte. Das stimmt, und sie sind für das gebaut, wofür das ERP gebaut ist
— Belege, Bestände, Buchungen. Die Vertriebsfrage „welcher Kunde ist still geworden“ ist dort keine
Standardauswertung, weil sie kein Buchungsvorgang ist. Sie entsteht erst aus dem Vergleich von Zeiträumen, Kunden und
Erwartungen — und dafür sind die Bordmittel selten gemacht.
Die zweite Grenze ist die Verteilung der Daten: Angebote im einen System, Aufträge im anderen, Kontakte im dritten.
Kein einzelnes System hat das Gesamtbild, also hat es auch keinen Bericht darüber — und genau hier setzt üblicherweise
das BI-Projekt an und baut das Gesamtbild neu, mit eigenem Datenmodell und eigener Pflege.
Ein Systemwechsel löst das auch nicht: Ein neues CRM bringt Berichte für die Daten mit, die im CRM liegen — die
Umsätze bleiben in der Warenwirtschaft. Wer nur der Auswertung wegen ein System tauscht, verschiebt das Problem, statt
es zu lösen (Schicht statt Umzug).
Die Schicht, die die Standardfragen schon kennt
Die Alternative zum Bauen ist nicht, es zu lassen. Sie ist, das Gesamtbild als Schicht über die vorhandenen Systeme
zu legen — ohne dass jemand ein Datenmodell entwirft, und ohne dass Ihre Mitarbeiter ein weiteres Programm öffnen
müssen.
Das Modul Dashboard der Bytefyord CRM Suite tut genau das — und der Name führt fast in die Irre,
denn es gibt keinen Bildschirm, den jemand öffnen müsste. Das Modul setzt auf der Anbindung an Ihr Bestandssystem auf
und bringt die Standardberichte mit, statt sie erst zu erheben: Umsatzentwicklung nach Kunde, Bereich und Zeitraum;
offene Angebote nach Alter und Volumen; Kundenaktivität — wer bestellt, wer nicht mehr. Und es stellt sie zu — per
Mail oder beispielsweise als Nachricht in Teams, im Rhythmus, den Sie festlegen. Der Montagsbericht ist am Montag da,
ohne dass ihn jemand am Freitag gebaut hat. Es gibt keinen Kennzahlen-Workshop und kein Datenmodell — es gibt eine
Anbindung, und danach gibt es Berichte.
Für die Fragen, die darüber hinausgehen — und die gibt es in jedem Unternehmen —, gibt es
BusinessIntelligence Ready. Der Hintergrund ist praktisch: Viele ERP-Systeme, gerade ältere, sind
nicht dafür gebaut, umfangreiche Auswertungen schnell zu beantworten; wer sie damit belastet, bremst den Betrieb.
BusinessIntelligence Ready stellt deshalb eine Reporting-Datenbank neben Ihr System und hält sie aus dem
Bestandssystem aktuell. Das ist die einzige Stelle in der Suite, an der Daten zusätzlich gehalten werden — und dafür
gelten drei Regeln: Die Datenbank liegt als Erweiterung in Ihrer eigenen IT, bei uns nur auf Ihren ausdrücklichen
Wunsch; niemand pflegt darin etwas; und die Daten werden ausschließlich für Auswertungsabfragen verwendet. Auf ihr
arbeiten Power BI, Metabase oder das Werkzeug, das Sie ohnehin haben — die Verbindung ist Standard, kein Projekt. Und
auf ihr arbeitet Cleo: Einfache Fragen beantwortet Cleo auch direkt aus dem Bestandssystem — die Frage „Welche Kunden
haben im letzten Quartal weniger bestellt als im Vorjahr?“ muss aber große Datenmengen durchrechnen, und das leistet
erst die Reporting-Datenbank. Mit ihr wird die Frage einfach gestellt — im Chat, beispielsweise in Teams — statt
gebaut.
Die Reihenfolge ist entscheidend: erst die Standardfragen zustellen lassen, dann die individuellen stellen. Nicht
umgekehrt.
Das alles ohne neue Oberfläche für Ihr Team und ohne Migration — die Daten bleiben, wo sie sind, und die Berichte
kommen dorthin, wo Sie ohnehin arbeiten (Übersicht der Suite).
Und ein Hinweis, der uns wichtig ist: Ein Bericht ist nur so gut wie die Daten darunter. Dubletten und veraltete
Stammdaten verfälschen jede Umsatzauswertung — deshalb steht die Datenqualität in der Suite vor der Auswertung, nicht daneben.
Ein Szenario: Sanitätshaus mit Branchensoftware
Szenario, kein Kundenfall: Ein Sanitätshaus mit mehreren Filialen arbeitet mit einer
Branchensoftware, die Versorgungen, Kostenvoranschläge und Abrechnung abbildet. Die Geschäftsführung möchte zwei
Dinge wöchentlich sehen: den Umsatz je Versorgungsbereich — Orthopädietechnik, Reha, Homecare — im Vergleich zum
Vorjahr, und die offenen Kostenvoranschläge bei den Kostenträgern, sortiert nach Alter. Beides liegt im System — und
ist dort nur per Export und Handarbeit sichtbar, weil die Berichte der Software auf Abrechnung ausgelegt sind, nicht
auf Steuerung.Mit der Anbindung des Bestandssystems liefert das Modul Dashboard beide Sichten als Standardberichte, montags um
sieben per Mail an die Geschäftsführung und die Filialleitungen: Umsatz nach Bereich, Filiale und Zeitraum; offene
Kostenvoranschläge nach Alter und Volumen als Pipeline-Sicht. Der Freitags-Export entfällt. Als später die Frage
aufkommt, welche Versorgungen nach Ablauf der üblichen Nutzungsdauer nicht erneuert wurden, wird sie nicht als neuer
Bericht beauftragt — sie wird auf der Reporting-Datenbank von BusinessIntelligence Ready beantwortet: einmal als
eigener Power-BI-Bericht der Assistenz, im Alltag als Frage an Cleo in Teams.Ausgewertet werden dabei Vorgänge und Beträge, keine Diagnosen: Ein Steuerungsbericht braucht keine
Gesundheitsdaten, und die Anbindung greift nur auf die Felder zu, die für die Berichte nötig sind.
Dasselbe Muster — präzise Abrechnung, kaum Steuerungssicht — findet sich im Großhandel und in der Industrie, nur mit anderen Feldnamen.
Was ein Dashboard nicht löst
Eine Einschränkung gehört dazu, sonst klingt das nach Knopfdruck.
Ein Bericht zeigt einen Stand. Er entscheidet nicht, was daraus folgt. Wenn ein Kunde seit drei Monaten nichts
bestellt hat, steht das im Umsatzbericht — zwischen zweihundert anderen Kunden, und ob es jemandem auffällt, hängt
davon ab, wer an diesem Montag wie genau liest. Deshalb ist die Auswertung in der Suite der zweite Schritt, nicht der
letzte: Für die Abweichung, die jemanden gezielt erreichen muss, gibt es SleepAlarm — es misst jeden Kunden an seinem eigenen
Bestellrhythmus und meldet sich, wenn er ausbleibt. Bericht zeigt, SleepAlarm warnt. Und für die Frage, die in keinem
Standardbericht steht, gibt es Cleo — bei großen Datenmengen mit der
Reporting-Datenbank im Rücken.
Die zweite Grenze ist die der Standardberichte selbst: Sie decken die üblichen Vertriebsfragen ab, nicht jede
denkbare. Was darüber hinausgeht, ist eine Frage für BusinessIntelligence Ready und Ihr BI-Werkzeug — oder eine
individuelle Auswertung, die Aufwand ist und vorher als solcher benannt wird.
Der einfachste erste Schritt
Ob und wie sich Ihr Bestandssystem anbinden lässt, ist die Frage vor allen anderen. Sie wird in der
kostenfreien Machbarkeitsprüfung beantwortet — 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go für Ihre Systeme,
bevor irgendetwas beauftragt ist. Wie es danach weitergeht, steht unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module überhaupt zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis — ohne
dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen — alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines
verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick →
· Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
