„Power BI kann sich doch direkt mit dem ERP verbinden.“ Der Satz fällt in vielen Gesprächen über Auswertungen, und er stimmt. Die Verbindung ist schnell eingerichtet, der erste Bericht steht nach einem Nachmittag. Probleme macht meist erst der dritte, wenn er den Umsatz aller Kunden über drei Jahre vergleichen soll.
Dann wartet der Bericht minutenlang. Und an der Kasse, im Lager oder in der Buchhaltung wird das ERP langsam, genau zu der Zeit, in der jemand im Controlling auf „Aktualisieren“ geklickt hat. Irgendwann gibt es die Absprache, Berichte nur noch abends laufen zu lassen. Wer tagsüber eine neue Frage hat, wartet bis morgen, und die Auswertung hängt wieder an der einen Person, die weiß, wann sie laufen darf.
Warum das ERP nicht die richtige Quelle ist
Ein ERP ist für Vorgänge gebaut. Es bucht einen Auftrag, schreibt eine Rechnung, bewegt einen Lagerbestand, und das zuverlässig, tausendfach am Tag. Eine Auswertung fragt etwas ganz anderes: Sie liest nicht einen Vorgang, sondern alle, über lange Zeiträume, gruppiert und verglichen.
Moderne Systeme verkraften das oft. Viele ältere ERP-Systeme und Branchenlösungen tun es nicht, weil ihre Datenbank nie für solche Abfragen ausgelegt wurde. Das ist kein Mangel des ERP, sondern eine Frage der Aufgabe. Hinzu kommt, dass die Daten selten in einem System liegen: Umsätze im ERP, Angebote im CRM, Kontakte in der Branchensoftware.
Die klassische Antwort darauf ist das Data-Warehouse-Projekt, mit eigenem Datenmodell, Ladestrecken und jemandem, der es pflegt. Für Konzerne ist das richtig. Für einen Mittelständler, der seine Vertriebszahlen sehen will, ist es oft ein zu großes Vorhaben für eine überschaubare Frage.
Eine Datenbank, die nur für Auswertungen da ist
BusinessIntelligence Ready aus der Bytefyord CRM Suite stellt eine Reporting-Datenbank neben Ihr Bestandssystem. Sie wird täglich aus den angebundenen Systemen aktualisiert und ist fertig strukturiert, niemand muss ein Datenmodell entwerfen. Ihr BI-Werkzeug, ob Power BI, Metabase oder ein anderes, fragt dann die Reporting-Datenbank statt des ERP. Das ERP bucht weiter, die Auswertung rechnet daneben, und zwar dann, wenn jemand eine Frage hat, nicht erst nachts.
Der tägliche Takt ist bewusst gewählt. Für Auswertungen über Wochen, Monate und Jahre ist der Stand des Vortags der richtige. Wer wissen will, was heute Vormittag passiert ist, fragt Cleo: Einfache Fragen beantwortet Cleo direkt aus dem Bestandssystem.
Weil hier Daten zusätzlich gehalten werden, sagen wir es offen: Das ist die einzige Stelle in der Suite, an der das passiert, und nur, wenn Sie dieses Modul einführen. Dafür gelten drei Regeln.
Die Datenbank steht in Ihrer IT. Wenn möglich richten wir sie als Erweiterung Ihrer eigenen Infrastruktur ein. Bei uns liegt sie nur, wenn Sie das ausdrücklich wünschen.
Niemand pflegt darin etwas. Die Reporting-Datenbank ist eine Kopie für Auswertungen, keine zweite Datenhaltung. Geändert wird weiterhin im Bestandssystem.
Sie dient nur Auswertungsabfragen. Die Daten werden für nichts anderes verwendet.
Geliefert wird die Datenbank als Container, mit Skripten für die Datensicherung und automatischen Updates. Die Ersteinrichtung übernehmen wir, den laufenden Betrieb verantwortet Ihre IT, so wie bei anderen Systemen in Ihrem Haus.
Auch Cleo arbeitet auf dieser Datenbank. Einfache Fragen beantwortet Cleo direkt aus dem Bestandssystem. Eine Frage wie „Welche Kunden haben im letzten Quartal weniger bestellt als im Vorjahr?“ muss aber große Datenmengen durchrechnen, und das leistet erst die Reporting-Datenbank. Dann stellt man die Frage einfach im Chat, beispielsweise in Teams.
Ein Szenario: Controlling mit Power BI und einem älteren ERP
Szenario, kein Kundenfall: Ein Hersteller von Ersatzteilen arbeitet seit fünfzehn Jahren mit demselben ERP. Das Controlling hat Power BI eingeführt und direkt mit der ERP-Datenbank verbunden. Seitdem gibt es zwei Probleme: Der Monatsbericht braucht beim Aktualisieren eine Viertelstunde, und während dieser Zeit beschwert sich der Versand, dass Lieferscheine hängen. Die Berichte laufen jetzt nur noch nachts. Fragt der Vertrieb tagsüber etwas Neues, heißt die Antwort: morgen.
Mit BusinessIntelligence Ready steht die Reporting-Datenbank auf einem Server im eigenen Rechenzentrum. Sie lädt jede Nacht den Stand des Vortags. Power BI wird auf diese Datenbank umgestellt, die Berichte bleiben dieselben. Sie aktualisieren sich deutlich schneller, und neue Fragen beantwortet das Controlling tagsüber, wann immer sie kommen, ohne dass der Versand etwas davon merkt. Zusätzlich kommen die Angebotsdaten aus dem CRM in dieselbe Datenbank, sodass das Controlling erstmals Angebotsvolumen und Umsatz in einem Bericht sieht.
Wann Sie BusinessIntelligence Ready nicht brauchen
Nicht jedes Unternehmen braucht dieses Modul, und das gehört in einen ehrlichen Artikel.
Wenn Sie vor allem die üblichen Vertriebsfragen beantwortet haben möchten, also Umsatz, Pipeline und Kundenaktivität, kommt das Modul Dashboard in vielen Fällen ohne eigene Datenbank aus. Es stellt diese Berichte zu, per Mail oder beispielsweise in Teams, ganz ohne BI-Werkzeug (warum Standardfragen kein BI-Projekt brauchen).
BusinessIntelligence Ready lohnt sich in drei Fällen: wenn Sie eigene Auswertungen bauen wollen, wenn Cleo Fragen über große Datenmengen beantworten soll, und wenn die Dashboard-Berichte viele Daten enthalten sollen, die sich aus Ihrem Bestandssystem nicht zusammengefasst abrufen lassen. Dann rechnet auch das Dashboard auf der Reporting-Datenbank statt auf dem ERP. Ob das bei Ihnen nötig ist, zeigt sich in der Machbarkeitsprüfung.
Außerdem enthält die Reporting-Datenbank die Standardfelder der Anbindung. Eigene Felder Ihres Systems kommen nur als individuelle Beauftragung hinzu. Und wie bei jeder Auswertung gilt: Sie ist nur so gut wie die Daten darunter. Dubletten verfälschen jede Umsatzkurve, deshalb steht die Datenqualität vor der Auswertung.
Der einfachste erste Schritt
Ob sich Ihr Bestandssystem anbinden lässt und wo die Reporting-Datenbank stehen kann, klären wir in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung: 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go, bevor irgendetwas beauftragt ist. Den ganzen Ablauf finden Sie unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen BusinessIntelligence Ready und dem Modul Dashboard?
Dashboard liefert fertige Standardberichte zu Umsatz, Pipeline und Kundenaktivität und stellt sie per Mail oder beispielsweise in Teams zu, ohne BI-Werkzeug. BusinessIntelligence Ready stellt eine Reporting-Datenbank bereit, auf der Sie mit Power BI, Metabase oder Cleo eigene Auswertungen fahren. Beide ergänzen sich: Lassen sich große Datenmengen nicht zusammengefasst aus dem Bestandssystem abrufen, rechnet auch das Dashboard auf der Reporting-Datenbank.
Wer ist für Betrieb und Datensicherung der Reporting-Datenbank verantwortlich?
Steht die Reporting-Datenbank in Ihrer IT, verantwortet Ihre IT den laufenden Betrieb. Wir liefern sie als Container mit Skripten für die Datensicherung und automatischen Updates aus und übernehmen die Ersteinrichtung. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch kann die Datenbank auch bei uns betrieben werden. Welche Variante passt, klären wir vor dem Auftrag.
Können Daten aus mehreren Systemen in einem Bericht zusammenkommen?
Ja. BusinessIntelligence Ready führt die Daten der angebundenen Systeme in einer Reporting-Datenbank zusammen, zum Beispiel Umsätze aus dem ERP und Angebote aus dem CRM. Ihr BI-Werkzeug sieht dann eine Quelle statt mehrerer. Welche Systeme und Felder dazugehören, wird bei der Einrichtung festgelegt und dokumentiert.
Welche Daten enthält die Reporting-Datenbank?
Die Standardfelder der jeweiligen Anbindung, also das, was für übliche Auswertungen zu Kunden, Aufträgen, Umsätzen und Angeboten nötig ist. Eigene Felder Ihres Systems lassen sich als individuelle Beauftragung ergänzen. Die Daten werden ausschließlich für Auswertungsabfragen verwendet, geändert wird weiterhin nur im Bestandssystem.
Brauchen wir BusinessIntelligence Ready, wenn wir noch kein BI-Werkzeug nutzen?
Nicht unbedingt, aber es kann sich trotzdem lohnen. Ohne BI-Werkzeug nutzen zwei Module die Reporting-Datenbank: Cleo, wenn es Fragen über große Datenmengen beantworten soll, etwa Vergleiche über alle Kunden und mehrere Jahre, und Dashboard, wenn die Berichte Daten enthalten sollen, die sich aus dem Bestandssystem nicht zusammengefasst abrufen lassen.
Wie aktuell sind die Daten in der Reporting-Datenbank?
Sie werden täglich aus den angebundenen Systemen aktualisiert, die Auswertungen zeigen also den Stand des Vortags. Für Vergleiche über Wochen, Monate und Jahre reicht das. Den aktuellen Stand einzelner Vorgänge liefert weiterhin das Bestandssystem, auch Cleo beantwortet einfache Fragen direkt von dort.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen. Alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick → · Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
