Viele Angebote scheitern nicht an einem Nein. Sie scheitern an Stille. Das Angebot ist raus, der Kunde war interessiert, und dann passiert drei Wochen lang nichts. Nicht, weil jemand entschieden hätte, nicht nachzufassen. Sondern weil der nächste Auftrag dazwischenkam, weil die Wiedervorlage im Kalender verrutscht ist oder weil niemand so recht wusste, was man nach drei Wochen schreibt, ohne aufdringlich zu wirken.
Wenn dann doch jemand anruft, hat der Kunde oft schon anderswo bestellt. Oder er hat das Angebot nie bewusst abgelehnt und erinnert sich kaum noch daran.
Nachfassen ist eine der Aufgaben im Vertrieb, über deren Wert sich alle einig sind und die trotzdem regelmäßig liegen bleibt. Es fehlt selten am Willen. Es fehlt am Anstoß zur richtigen Zeit.
Warum Ihr System den Anstoß nicht gibt
Die Information ist meist längst da. In der Warenwirtschaft oder im ERP steht jedes Angebot mit Datum, Betrag, Ansprechpartner und Status. Das System weiß also, dass das Angebot an die Firma Meyer seit 19 Tagen offen ist. Es sagt es nur niemandem.
Bestandssysteme sind dafür gebaut, Vorgänge korrekt abzubilden, nicht dafür, Menschen an Vorgänge zu erinnern. Wo es eine Wiedervorlage gibt, muss sie jemand von Hand setzen, für jedes Angebot einzeln, und genau dieser Schritt fällt im Tagesgeschäft aus. Die Ersatzlösungen kennen viele: eine Excel-Liste mit offenen Angeboten, die freitags durchgesehen wird, oder Erinnerungen im Kalender, die mit dem nächsten Urlaub ins Leere laufen.
Ein neues CRM einzuführen, nur damit jemand ans Nachfassen erinnert wird, löst das selten. Die Angebote entstehen weiter im ERP, sie müssten also doppelt gepflegt werden, und die Wiedervorlage müsste trotzdem jemand setzen. Das Problem zieht einfach mit um (Schicht statt Umzug).
Die Schicht, die an offene Angebote erinnert
Der FollowupAssistant der Bytefyord CRM Suite setzt an genau dieser Lücke an, ohne dass Ihr Team ein neues Programm öffnet. Das Modul liest den Angebotsstatus aus Ihrem Bestandssystem und prüft regelmäßig, welche Angebote nach einem festgelegten Abstand noch offen sind. Den Abstand bestimmen Sie, zum Beispiel 14 Tage nach Versand.
Ist die Frist erreicht, bekommt der zugeordnete Mitarbeiter einen Vorschlag: den Hinweis auf das Angebot und einen vorformulierten Nachfass-Text dazu. Der Vorschlag kommt per Mail oder über Cleo, beispielsweise in Teams. In der Praxis ist das eine kurze Liste in zwei Teilen, neue Erinnerungen und solche, die noch offen sind. Sie kommt zu einem festen Zeitpunkt, den Sie bestimmen, etwa morgens vor Arbeitsbeginn. Ist an einem Angebot niemand als zuständig eingetragen, geht die Erinnerung an eine vorher festgelegte Sammelstelle, in der Regel an die Vertriebsleitung.
Der Text entsteht aus zwei Quellen. Die Vorlage geben Sie vor: Tonfall, Anrede und das, was Ihnen beim Nachfassen wichtig ist. Die Einzelheiten kommen aus dem Angebot selbst, also Ansprechpartner, Gegenstand und Datum. So klingt der Text nach Ihrem Haus und nach diesem einen Angebot, nicht nach Serienbrief.
Bleibt es still, folgt nach dem nächsten Abstand eine zweite Erinnerung, bei Bedarf eine dritte. Die Nachverfolgung endet, sobald sich der Status im Bestandssystem ändert, weil das Angebot angenommen oder abgelehnt wurde. Hat der Kunde am Telefon zugesagt, genügt ein „erledigt“ in Cleo: Cleo ändert den Status dann im Bestandssystem, vorausgesetzt, die Anbindung darf dort schreiben. Ob das bei Ihrem System möglich ist, gehört zu den Punkten der Machbarkeitsprüfung.
Das alles ohne Migration und ohne neue Oberfläche: Die Angebote bleiben, wo sie sind, und die Erinnerung kommt dorthin, wo Ihr Team ohnehin arbeitet (Übersicht der Suite).
Warum der Assistent vorschlägt und nicht selbst verschickt
Technisch läge es nahe, die Nachricht direkt an den Kunden zu senden. Wir tun das bewusst nicht, und der Grund ist die Datenqualität.
Ein Statusfeld zeigt den Stand, der zuletzt eingetragen wurde. Hat der Kunde gestern am Telefon abgesagt und niemand hat es erfasst, steht das Angebot weiter auf „offen“. Ein Autopilot würde jetzt freundlich nachfragen, ob noch Interesse besteht, bei einem Kunden, der gerade Nein gesagt hat. Das ist kein Fehler des Moduls, sondern einer im Datenbestand. Für den Kunden macht das keinen Unterschied.
Deshalb liegt die letzte Entscheidung bei dem Menschen, der den Kunden kennt. Er sieht den fertigen Text, ergänzt ihn, wenn er mehr weiß als das System, und verschickt ihn aus seinem gewohnten Mailprogramm. Sind die Zugangsdaten des Postfachs hinterlegt, kann auch Cleo den Text versenden, aber nur nach seiner ausdrücklichen Freigabe. Oder er setzt das Angebot auf erledigt. Das kostet ein paar Sekunden pro Angebot und verhindert die eine Nachricht, die einen Kunden verärgert.
Beim ContactNotifier ist das anders, und das ist kein Widerspruch: Er reagiert auf eindeutige Ereignisse, etwa eine Bestellbestätigung oder einen Abholtermin, und verschickt dazu sachliche Information. Nachfassen ist dagegen ein Verkaufsgespräch. Dort zählt der Zusammenhang, und der steht oft nicht im System.
Wie verlässlich solche Statusfelder sind, hängt an der Datenpflege insgesamt. Warum das keine einmalige Aufräumaktion ist, steht in unserem Artikel zur Datenqualität.
Ein Szenario: Anlagenbauer mit 40 offenen Angeboten
Szenario, kein Kundenfall: Ein Anlagenbauer mit zwölf Vertriebsingenieuren erstellt seine Angebote im ERP. Zu jedem Zeitpunkt sind rund 40 Angebote offen, viele mit langer Entscheidungszeit beim Kunden. Nachgefasst wird, wenn jemand daran denkt.
Mit dem FollowupAssistant bekommt jeder Vertriebsingenieur morgens eine Mail mit seinen Erinnerungen. Darin steht zum Beispiel: Angebot an die Firma Kessler über eine Förderanlage, seit 14 Tagen ohne Rückmeldung. Dazu ein Text, der den Ansprechpartner anspricht, das Angebot nennt und nach dem Stand der Entscheidung fragt. Der Ingenieur ergänzt einen Satz zum Liefertermin, über den er mit dem Kunden gesprochen hat, und schickt die Mail ab. Bleibt es zehn Tage still, kommt die zweite Erinnerung. Als Kessler zusagt und der Auftrag im ERP angelegt wird, endet die Nachverfolgung von selbst.
Bei einem anderen Angebot weiß der Ingenieur, dass sich der Kunde für einen anderen Anbieter entschieden hat. Er schreibt in Teams an Cleo „Angebot Weber erledigt“, und der Status im ERP ändert sich entsprechend. Eine Nachfass-Mail an Weber geht nie hinaus.
Was der FollowupAssistant nicht löst
Zwei Grenzen gehören dazu.
Erstens braucht das Modul einen Angebotsstatus im Bestandssystem. Wo Angebote nur als Dokument auf einem Laufwerk liegen, gibt es nichts, woran es erinnern könnte. Das ist in der Machbarkeitsprüfung schnell geklärt.
Zweitens ersetzt der Vorschlag nicht das Gespräch. Er sorgt dafür, dass kein Angebot vergessen wird und dass der erste Satz schon dasteht. Ob ein Anruf besser wäre als eine Mail, entscheidet weiterhin Ihr Vertrieb.
Der einfachste erste Schritt
Ob sich Ihr Bestandssystem anbinden lässt und ob es den Angebotsstatus bereitstellt, ist die Frage vor allen anderen. Sie wird in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung beantwortet: 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go, bevor irgendetwas beauftragt ist. Den ganzen Ablauf finden Sie unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Häufige Fragen
Verschickt der FollowupAssistant Nachfass-Nachrichten selbstständig an Kunden?
Nein. Der FollowupAssistant schlägt vor, der zuständige Mitarbeiter entscheidet. Er bekommt die Erinnerung mit einem vorformulierten Text per Mail oder über Cleo, kann ihn anpassen und verschickt ihn selbst oder gibt ihn in Cleo ausdrücklich zum Versand frei. So geht keine Nachricht an einen Kunden, dessen Angebot im System noch als offen geführt wird, obwohl er längst abgesagt hat.
Welche Voraussetzung braucht der FollowupAssistant im Bestandssystem?
Einen Angebotsstatus. Das Modul liest aus Ihrem ERP oder Ihrer Branchensoftware, welche Angebote offen sind, seit wann und wer dafür zuständig ist. Fehlt die Zuständigkeit, geht die Erinnerung an eine vorher festgelegte Sammelstelle. Liegen Angebote nur als Dokumente ohne Status vor, fehlt die Grundlage. Ob Ihr System diese Daten bereitstellt, klären wir in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung, bevor etwas beauftragt wird.
Wie oft erinnert der FollowupAssistant an ein offenes Angebot?
Nach einem festen Abstand, den Sie festlegen, etwa 14 Tage nach Versand. Bleibt das Angebot weiter offen, folgen eine zweite und bei Bedarf eine dritte Erinnerung. Die Abstände lassen sich nach den ersten Wochen im Betrieb anpassen, wenn sich zeigt, dass Ihre Kunden schneller oder langsamer entscheiden als angenommen.
Wann ist der richtige Zeitpunkt, ein Angebot nachzufassen?
Einen allgemeingültigen Zeitpunkt gibt es nicht. Entscheidend ist, wie lange Ihre Kunden üblicherweise für eine Entscheidung brauchen: Bei Verbrauchsmaterial sind es eher Tage, bei Investitionsgütern oft Wochen. Sinnvoll ist ein fester Abstand, der dazu passt, statt eines Bauchgefühls im Einzelfall. Im FollowupAssistant legen Sie diesen Abstand fest und justieren ihn später nach.
Was unterscheidet den FollowupAssistant vom ContactNotifier?
Der ContactNotifier informiert Kunden automatisch über eindeutige Ereignisse, etwa eine Bestellbestätigung oder einen Abholtermin. Der FollowupAssistant richtet sich an Ihr Team: Er erinnert den zuständigen Mitarbeiter an offene Angebote und liefert einen Textvorschlag. Verschickt wird erst nach dessen Entscheidung, weil beim Nachfassen der Zusammenhang zählt, der nicht immer im System steht.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen. Alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick → · Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
