„Angebote schreibt bei uns inzwischen die KI.“ Das hört man häufiger, und wenn man nachfragt, sieht es meist so aus: Jemand kopiert die Anfrage des Kunden in einen KI-Chat, bekommt einen gut formulierten Text zurück und überträgt ihn danach Position für Position ins ERP. Die Preise schlägt er nebenher in der Preisliste nach, die Lieferzeit erfragt er im Lager.
Das spart Zeit beim Formulieren. Nur war das Formulieren selten der aufwendige Teil.
Wo die Zeit beim Angebot tatsächlich bleibt
Ein Angebot besteht aus mehr als Text. Es braucht die richtigen Artikel, die Preise und Rabatte dieses Kunden, Konditionen, Lieferzeiten, oft einen Blick in vergangene Angebote: Was haben wir der Firma Lorenz letztes Jahr für eine ähnliche Anlage angeboten?
Dieses Wissen liegt in Ihren Systemen. Ein allgemeiner KI-Assistent kennt es nicht, weil er keinen Zugriff darauf hat. Er schreibt deshalb einen plausiblen Text um Lücken herum, die ein Mensch danach füllt. Und das Ergebnis liegt im Chatfenster, nicht dort, wo Angebote bei Ihnen leben: im ERP, in der Warenwirtschaft, in der Angebotssoftware. Also wird übertragen, und beim Übertragen entstehen Fehler.
Allgemeine KI-Assistenten sind für vieles ein gutes Werkzeug. Für Angebote fehlt ihnen der Zugang zu Ihren Daten und der Weg zurück in Ihr System.
Im Dialog, auf Ihren Daten, als Entwurf im System
AIOffer aus der Bytefyord CRM Suite setzt an beiden Stellen an. Sie beschreiben im Dialog, was Sie anbieten möchten, zum Beispiel: „Angebot für Firma Lorenz, zwei Förderbänder wie im Angebot vom März, aber mit verlängerter Bandbreite.“ AIOffer arbeitet dabei auf Ihren Daten und Ihren vergangenen Angeboten, nicht auf allgemeinem Wissen aus dem Internet. Rückfragen stellt es im selben Dialog, etwa wenn eine Angabe fehlt.
Das Ergebnis ist kein Dokument im Chat, sondern ein vorbereitetes Angebot in Ihrem Bestandssystem. Dort prüfen Sie es mit denselben Masken und Freigaben wie jedes andere Angebot, passen an, was angepasst werden muss, und verschicken es wie gewohnt. AIOffer verschickt nichts selbst. Das hat denselben Grund wie beim FollowupAssistant: Was an einen Kunden geht, entscheidet ein Mensch, der den Kunden kennt.
Weil der Dialog über Cleo läuft, beispielsweise in Teams, funktioniert das auch unterwegs: nach dem Termin im Auto, wenn das Gespräch noch frisch ist. Verarbeitet wird mit Sprachmodellen in europäischen Rechenzentren, wie bei Cleo beschrieben.
Warum es dafür keine Standardeinrichtung gibt
Hier gehört eine ehrliche Einschränkung hin, und sie ist zugleich der Grund, warum AIOffer gut funktioniert, wo es eingerichtet ist.
Jedes System bildet Angebote anders ab. Das eine kennt Positionen mit Stücklisten, das andere Textbausteine, das dritte Rabattstaffeln je Kundengruppe. Welche Felder ein Entwurf braucht und wie er ins System kommt, lässt sich deshalb nicht pauschal festlegen. Die Einrichtung von AIOffer wird für Ihr System individuell geklärt, bevor etwas beauftragt ist. Ein Beispiel ist Sevdesk: Dort legt AIOffer das Angebot so an, wie es Ihr Team sonst von Hand anlegen würde.
Das ist weniger bequem als ein Modul, das man einschaltet. Es ist aber die Voraussetzung dafür, dass am Ende ein Angebot in Ihrem System steht und nicht ein Text, den jemand abtippt.
Ein Szenario: Angebot nach dem Kundentermin
Szenario, kein Kundenfall: Ein Hersteller von Fördertechnik schreibt Angebote in seiner Warenwirtschaft. Nach einem Kundentermin dauert es bisher oft eine Woche, bis das Angebot raus ist, weil der Vertriebsingenieur erst im Büro die passenden Positionen und das ähnliche Angebot vom Vorjahr heraussucht.
Mit AIOffer beschreibt er auf dem Rückweg in Teams, was der Kunde braucht. AIOffer fragt nach, ob die Montage wie beim letzten Angebot enthalten sein soll, und legt dann einen Entwurf in der Warenwirtschaft an, mit den Positionen und Konditionen aus dem Vorjahresangebot und der geänderten Ausführung. Am nächsten Morgen prüft der Ingenieur den Entwurf, korrigiert eine Lieferzeit und schickt das Angebot ab.
Zwei Wochen später erinnert ihn der FollowupAssistant an das offene Angebot, mit einem Textvorschlag für die Rückfrage.
Was AIOffer nicht löst
AIOffer ist nur so gut wie die Daten, auf denen es arbeitet. Sind Artikel doppelt angelegt oder Preise veraltet, landen auch diese im Entwurf. Deshalb ist die Prüfung durch einen Menschen kein Formalakt, und deshalb lohnt sich der Blick auf die Datenqualität.
Und AIOffer ersetzt nicht das Verkaufen. Es nimmt das Zusammensuchen und Übertragen ab. Welche Lösung dem Kunden wirklich hilft und zu welchem Preis man sie anbietet, bleibt Ihre Entscheidung.
Der einfachste erste Schritt
Ob Ihr System Angebote über eine Anbindung annehmen kann und wie ein Entwurf dort aussehen müsste, klären wir in der kostenfreien Machbarkeitsprüfung: 45 Minuten, ein klares Go oder No-Go, bevor irgendetwas beauftragt ist. Den ganzen Ablauf finden Sie unter So starten Sie.
Wer vorher wissen möchte, welche Module zu seiner Systemlandschaft passen: Der Solution Navigator fragt das in wenigen Minuten ab und nennt einen Richtpreis, ohne dass Sie Kontaktdaten hinterlassen müssen.
Häufige Fragen
Verschickt AIOffer Angebote automatisch an Kunden?
Nein. AIOffer legt einen Angebotsentwurf in Ihrem Bestandssystem an. Dort prüft ein Mitarbeiter den Entwurf mit den gewohnten Masken und Freigaben, passt ihn bei Bedarf an und verschickt ihn wie jedes andere Angebot. Was an einen Kunden geht, entscheidet damit immer ein Mensch, der den Kunden und den Zusammenhang kennt.
Auf welche Daten greift AIOffer beim Erstellen eines Angebots zu?
Auf die Daten Ihrer angebundenen Systeme, insbesondere Kunden, Artikel und vergangene Angebote. Daraus übernimmt AIOffer Positionen und Konditionen, statt sie aus allgemeinem Wissen zu erfinden. Welche Daten genau einbezogen werden, wird bei der Einrichtung für Ihr System festgelegt. Was in Ihren Systemen nicht steht, kann AIOffer nicht verwenden.
Mit welchen Systemen funktioniert AIOffer?
Mit Systemen, in denen Angebote angelegt werden und die sich anbinden lassen, etwa ERP, Warenwirtschaft oder Angebotssoftware wie Sevdesk. Weil jedes System Angebote anders abbildet, wird die Einrichtung für Ihr System individuell geklärt. Ob und wie das bei Ihnen geht, beantwortet die kostenfreie Machbarkeitsprüfung, bevor etwas beauftragt wird.
Was unterscheidet AIOffer von einem allgemeinen KI-Assistenten?
Ein allgemeiner KI-Assistent kennt Ihre Artikel, Preise und vergangenen Angebote nicht und liefert Text, der danach übertragen werden muss. AIOffer arbeitet auf Ihren Daten und legt das Ergebnis als Entwurf direkt in Ihrem System an. Die Zeitersparnis liegt damit weniger beim Formulieren als beim Zusammensuchen und Übertragen.
Kann man mit AIOffer auch unterwegs Angebote erstellen?
Ja. Der Dialog läuft über Cleo, beispielsweise in Teams auf dem Smartphone. So lässt sich ein Angebot direkt nach dem Kundentermin vorbereiten, solange die Details noch frisch sind. Der Entwurf steht danach im Bestandssystem und wird dort geprüft und verschickt, etwa am nächsten Morgen im Büro.
Die Bytefyord CRM Suite besteht aus dreizehn Modulen. Alle setzen auf Ihren Bestandssystemen auf, keines verlangt eine Migration, keines bringt eine neue Oberfläche mit. Die Suite im Überblick → · Oder in wenigen Minuten selbst herausfinden, welche Module zu Ihren Systemen passen: Solution Navigator →
